Le logiciel de gestion complet pour cabinets d'architecture. Centralisez vos contacts, projets, honoraires, permis, heures prestées et tâches collaborateurs dans un seul outil taillé pour votre métier.
Gestion Bureau regroupe dans une seule application toutes les fonctions administratives et opérationnelles d'un cabinet d'architecture : de la fiche client jusqu'au bilan financier du projet, en passant par le suivi des permis et la répartition des tâches entre collaborateurs.
Le logiciel fonctionne en mode client-serveur : une base de données centrale partagée, accessible simultanément par tous vos collaborateurs depuis leurs postes Windows. Chaque utilisateur travaille avec son propre identifiant et voit ses projets assignés.
L'interface, familière et structurée comme les outils que vous utilisez déjà, ne nécessite aucune formation longue. En quelques heures, votre bureau est opérationnel.
Tous vos projets, contacts et documents dans une base commune, cohérente et sauvegardée.
Pierre, Simon, Fabrizio, Isabelle — chacun accède à ses données en temps réel.
Procédure de permis wallonne, catégories d'affectation, adresses belges (Code postal, commune).
Chaque module couvre une dimension clé de la vie de votre bureau. Ils sont entièrement interconnectés : un projet créé dans la fiche client apparaît automatiquement dans les honoraires, les heures et les permis.
Carnet d'adresses professionnel avec catégorisation (clients, entrepreneurs, ingénieurs, administrations…)
Fiche projet complète couvrant tout le cycle de vie d'un dossier de construction.
Suivi complet de la procédure de permis d'urbanisme avec toutes les échéances réglementaires.
Calcul et suivi des honoraires par projet, avec ventilation par phase et suivi de la facturation.
Journal des prestations par projet et collaborateur, avec graphique de répartition et calcul automatique des coûts.
Gestionnaire de tâches assignées aux collaborateurs, avec alertes visuelles pour les échéances dépassées.
Pour chaque projet, encodez les prestations de vos collaborateurs avec l'heure de début et de fin. Le logiciel calcule automatiquement la durée et le coût selon le taux horaire de chaque intervenant.
Les prestations sont regroupées par type de tâche — chantier, métrés, pré-études, RDV clients, secrétariat — avec un total intermédiaire affiché en rouge pour chaque catégorie.
Un graphique de répartition en camembert vous donne une vision instantanée du temps consacré à chaque type d'activité sur le projet sélectionné.
La procédure de permis d'urbanisme en Wallonie implique des délais légaux stricts. Un oubli peut coûter cher. Gestion Bureau vous permet de suivre chaque étape de la procédure avec précision, pour chacun de vos projets.
Pour chaque dossier, vous encodez les dates clés — dépôt, accusé de réception, compléments, décision — et le logiciel calcule automatiquement les échéances à respecter.
Chaque projet peut gérer simultanément deux permis (Permis 1 et Permis 2), pour les dossiers avec permis modificatif ou recours.
Dates de dépôt, accusé de réception, compléments, décision
Calcul automatique de la date limite de décision
Gestion de la prolongation de délai (20 jours)
Suivi octroi / refus avec date de décision
La liste des projets intègre une carte OpenStreetMap interactive. Cliquez sur un projet dans la liste et localisez-le instantanément sur la carte. Idéal pour avoir une vue d'ensemble géographique de votre activité.
La liste est filtrable (dossiers actifs uniquement) et triable par numéro, nom, intitulé, rue, ville ou gestionnaire. La recherche rapide vous permet de retrouver n'importe quel dossier en quelques frappes.
Depuis la fiche projet, vous pouvez aussi ouvrir directement Google Maps sur l'adresse du chantier ou afficher la carte cadastrale du terrain.
| code | intitulé | Description | par | Début | Fin | ✓ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CHAPEAU M. | Renovation maison | Avant projet aménagement | Pierre | 25-08-25 | 21-10-26 | □ |
| E... | Transformation maison | retraçage plans + avant-projet | Pierre | 30-09-25 | 28-10-25 | □ |
| M...X | Rénovation bat. dégustation | modif. Avant-projet visite | Pierre | 17-01-26 | 20-01-26 | □ |
| GARNEMENT | Transformation maison | bordereau renovation | Pierre | 13-07-26 | 16-07-26 | □ |
| KE FAIRE | Construction maison | 2nd avant projet | Pierre | 18-07-26 | 21-07-26 | □ |
Le module Actions permet d'attribuer des tâches précises à chaque membre de l'équipe, liées à un projet et un client. Chaque tâche dispose d'une date de début, une date de fin et une description.
Les tâches dont la date limite est dépassée apparaissent automatiquement en rouge dans la liste — impossible de les manquer. Un filtre permet à chaque collaborateur de n'afficher que ses propres actions.
À la fin, cochez "terminé" pour archiver la tâche. Vous pouvez choisir d'afficher ou non les actions terminées.
Gestion Bureau est un logiciel installé sur votre infrastructure. VHBimmo&tech s'occupe de l'installation, de la configuration et de la formation de votre équipe.